هل يمكنك تحمل تفويت 15 دقيقة لكل وظيفة؟ أداتنا تقلل الوقت وتعزز الأرباح.

اعتدت أن أخسر 15 دقيقة في كل وظيفة تقريبًا. ليس لأنني عملت ببطء. لقد فقدتها أثناء البحث عن أداة، أو التحقق من ملاحظة قرأتها بالفعل، أو الاتصال بالمكتب للحصول على رقم القطعة، أو العودة بالسيارة للحصول على شيء كان يجب أن أحزمه في المرة الأولى. لم تكن هذه الفجوة الصغيرة تبدو خطيرة في بداية اليوم. بدا الأمر وكأنه وقفة. بضع خطوات إضافية. حل سريع. وبحلول نهاية الأسبوع، كانت قد أكلت جزءًا كاملاً من جدول أعمالي. أكثر ما أزعجني هو أن عملي لم يكن هو المشكلة. كان نظامي. ثم غيرت الطريقة التي أتعامل بها مع كل وظيفة. توقفت عن التخمين. توقفت عن ترك الإعدادية في وقت لاحق. لقد بدأت في التعامل مع المساحة قبل الوظيفة كجزء من الوظيفة. ما الذي نجح بالنسبة لي هو أنني قمت ببناء قائمة مرجعية للوظيفة. أبقيه قصيرًا: اسم العميل والعنوان ومعلومات الوصول والمشكلة والأدوات والأجزاء والصور والملاحظات الخاصة. عندما أستخدم نفس القائمة كل يوم، فإنني أضيع وقتًا أقل في محاولة تذكر ما فاتني. - أقوم بتجهيز الشاحنة قبل أن أغادر. لا أنتظر حتى أصل إلى الموقع للعثور على التركيبة أو البطارية أو الكابل المفقود. أتحقق من الطلب مقابل حقيبة الأجزاء. تلك العادة الوحيدة تنقذني من تكرار الرحلات. - قرأت مذكرة الوظيفة كما أقصدها. قد يقول العميل "توقفت الوحدة عن العمل"، لكن الملاحظة قد توضح أن الكسارة تعطلت في الشهر الماضي. يغير هذا الدليل خطتي قبل دخولي. - أقوم بتجميع الوظائف حسب المنطقة. إذا أبقيت طريقي ضيقًا، أقضي وقتًا أقل في حركة المرور ووقتًا أطول في العمل. حتى التحقق السريع من الخريطة يساعد. - أبدأ بالمهمة الحقيقية الأولى. أنا لا أقف وأسأل نفسي من أين أبدأ. أنا أنظر وأختبر وأتصرف. وهذا يبقي العمل يتحرك. - أغلق الحلقة قبل أن أغادر. ألتقط صورة وأرسل التحديث وأكتب الخطوة التالية وأؤكد تفاصيل الاتصال. وهذا يقلل من فرصة معاودة الاتصال بشيء صغير. مثال بسيط، لقد تعاملت ذات مرة مع مكالمة خدمة لعميل قال إن المشكلة كانت "مجرد تسرب صغير". إذا دخلت دون التحقق من الملاحظة، كنت سأقضي وقتًا إضافيًا في مطاردة الجزء الخطأ. قرأت التاريخ أولا. رأيت ملاحظة حول الختم البالي والتركيب الفضفاض بالقرب من نفس الخط. لقد حزمت كلا الجزأين قبل أن أغادر. وعندما وصلت وجدت القضيتين في نفس المكان. لقد أصلحتهم في زيارة واحدة. لم تكن هذه الوظيفة سريعة لأنني هرعت. شعرت بالسرعة لأنني أزلت النفايات قبل وصولي إلى هناك. وجهة نظري في هذا الأمر يحاول معظم الأشخاص توفير الوقت أثناء العمل. أحاول توفير الوقت قبل بدء العمل. هذا التحول مهم. تعمل العملية النظيفة على تقليل التوتر، وتبقي العميل على اطلاع، وتساعدني على إنهاء العمل بأقل احتكاك. كما أنه يجعل تكرار يومي أسهل. وهذا مهم عندما تبدو كل وظيفة مختلفة قليلاً. إذا خسرت 15 دقيقة في مهمة واحدة، يمكنني أن أتجاهل ذلك. إذا فقدت 15 دقيقة في كل وظيفة، فإنني أفقد السيطرة على اليوم. لذلك أبقي عمليتي بسيطة: - معرفة المهمة - حزم الأجزاء الصحيحة - تجميع المسار - البدء بخطوة تالية واضحة - الانتهاء بتسليم نظيف. هذه هي الطريقة التي أحمي بها وقتي. هذه هي الطريقة التي أمنع بها التأخير البسيط من التحول إلى يوم طويل.

كنت أعتقد أن الربح يأتي من تولي المزيد من الوظائف. ولم تكن تلك هي الصورة الكاملة. ما أضر بهوامش ربحي هو الهدر الصغير داخل كل وظيفة. ملاحظة ضائعة. رد متأخر. زيارة عودة للحصول على التفاصيل التي كان ينبغي أن تكون واضحة في اليوم الأول. الاقتباس الذي استغرق وقتا طويلا لإرساله. العميل الذي انتظر طويلاً واختار شخصاً آخر. رأيت نفس النمط مرارا وتكرارا. العمل نفسه كان على ما يرام. كانت العملية المحيطة بالعمل فوضوية. هذا هو المكان الذي بدأت فيه تغيير الطريقة التي أتعامل بها مع كل وظيفة. أحتفظ بنظام واحد واضح لكل خطوة. • أكتب احتياجات العميل قبل أن أبدأ • أحتفظ بتفاصيل الوظيفة في مكان واحد • أتحقق من النطاق قبل أن أعطي السعر • أؤكد الخطة قبل أن أبدأ العمل • أتابع بعد انتهاء المهمة يبدو هذا بسيطًا. انها بسيطة. وهذا هو السبب أيضا في أنه يعمل. عندما توقفت عن الاعتماد على الذاكرة، ارتكبت أخطاء أقل. عندما توقفت عن التنقل بين الملاحظات والمكالمات والرسائل، تحركت بشكل أسرع. عندما شرحت الوظيفة بوضوح، كان لدي عدد أقل من النزاعات. أتذكر مهمة إصلاح صغيرة لصاحب متجر محلي. في البداية، أراد العميل حلًا سريعًا واستمر في إضافة طلبات قليلة أثناء الزيارة. هذا النوع من العمل يمكن أن يستنزف الربح بهدوء. لقد توقفت مؤقتًا، وكتبت قائمة الطلبات، وفحصت كل عنصر مع العميل، وقمت بتعيين النطاق قبل البدء. ظلت المهمة واضحة. انتهيت من دون اضافية ذهابا وإيابا. شعر العميل بأنه مسموع، وأبقيت العمل على المسار الصحيح. وهذا ما أريده من كل وظيفة الآن. أريد أقل الارتباك. أريد زيارات عودة أقل. أريد تسليمًا أكثر سلاسة من عرض الأسعار إلى العمل إلى الدفع. أريد أن يتناسب جهدي مع القيمة التي أقدمها. إذا كنت تريد نفس النتيجة، فسأركز على هذه العادات. • أبقِ نطاق الوظيفة واضحًا غالبًا ما يغير العملاء رأيهم عندما تكون التفاصيل غامضة. • تسعير العمل مع وضع المهمة الكاملة في الاعتبار يمكن أن تؤدي الإضافات الصغيرة إلى تآكل الربح إذا تجاهلتها. • استخدم ملاحظات قصيرة بعد كل مكالمة مع العميل. الملاحظة الواضحة تمنعني من تكرار نفس السؤال لاحقًا. • تحديد خطوة متابعة بسيطة. تساعدني الرسالة السريعة بعد انتهاء العمل على البقاء محترفًا والبقاء أمام العميل. • قم بمراجعة كل مهمة بعد انتهائها وأسأل نفسي ما الذي أبطأني وما الذي يمكنني إزالته في المرة القادمة. أنا لا أطارد المزيد من العمل فقط لأشعر بالانشغال. أحاول أن أجعل كل مهمة أكثر نظافة وسلاسة وأسهل في التكرار. لقد غيّر هذا التحول الطريقة التي أكسب بها. ليس بالسحر. ليس عن طريق الضجيج. عن طريق تقليل الهدر من العمل الذي أقوم به بالفعل. إذا قمت بتوفير القليل من الجهد في كل وظيفة، فإنني أحمي هامش الربح الخاص بي. إذا قمت بحماية هامشي، سأحتفظ بالمزيد مما أكسبه. هذا هو نوع النمو الذي يدوم.

كنت أشعر بالانشغال طوال اليوم وما زلت أفتقد المتابعات الرئيسية. الرسائل مكدسة. تراجعت المهام الصغيرة بعيدا. يمكن أن تظل المقدمة الجيدة طويلة جدًا بينما أتعامل مع أعمال أقل إلحاحًا. كان ذلك يكلفني الصفقات. ما تغير لم يكن مجهودي. لقد غيرت عمليتي. لقد تعلمت أن العمل بشكل أسرع لا يعني التسرع. يتعلق الأمر بإزالة السحب. عندما أتوقف عن التنقل بين المهام، أتحرك بمزيد من التحكم. عندما أحافظ على نظافة ملاحظاتي، فإنني أفتقد أقل. عندما أتبع روتينًا بسيطًا، فإنني أنفق المزيد من الطاقة على العمل الذي يحقق النتائج. أستخدم قاعدة واحدة الآن: كل مهمة تحتاج إلى خطوة تالية واضحة. إذا أرسل العميل رسالة، فلا أتركها في الهواء. أقوم بالرد أو طرح سؤال واحد واضح أو تحديد وقت للمتابعة. إذا كان هناك عرض أسعار في انتظاري، فلا أحتفظ به في رأسي. أضعه في قائمتي، وأضع علامة على الإجراء التالي، ثم أمضي قدمًا. إذا سارت المكالمة على ما يرام، أكتب الخطوة التالية بينما لا تزال التفاصيل جديدة. هذا يبقي يومي خفيفًا. أنا أيضًا أحتفظ بعملي في كتل صغيرة. لا أتحقق من البريد الإلكتروني كل بضع دقائق. لا أقوم بالتبديل بين الدردشة والمكالمات والعمل الإداري طوال اليوم. أقوم بتجميع المهام المتشابهة معًا. وهذا يساعدني على الاستمرار في التركيز لفترة أطول والانتهاء بشكل أسرع. قبل بضعة أشهر، عملت مع صاحب شركة صغيرة وسألني عن باقة الخدمات الشهرية. وصلت الرسالة الأولى في وقت متأخر بعد الظهر، وكان اليوم ممتلئًا بالفعل. كتبت ردًا قصيرًا، وأضفت المتابعة إلى قائمتي، وأرسلت تفصيلًا واضحًا للسعر في صباح اليوم التالي. قال العميل إن الرسالة سهلة القراءة. ظلت المحادثة نشطة، ولم أفقد الخيط. بقي هذا الدرس معي. تساعد الردود القصيرة. وكذلك الحال مع التنسيق النظيف. أبقي رسائلي مباشرة: • ما طلبه العميل • ما يمكنني القيام به • ما هي الخطوة التالية وهذا يوفر الوقت لكلا الجانبين. كما أنه يجعل عملي يبدو أكثر تنظيماً. يستجيب الناس بشكل أسرع عندما لا يحتاجون إلى تخمين ما أعنيه. أنا أيضا أحمي انتباهي. توقف مؤقت صغير يمكن أن يوفر الكثير من عمليات التنظيف لاحقًا. إذا بدأت مهمة وتوقفت في منتصفها، فغالبًا ما أفقد الخيط. إذا أنهيت شيئًا واحدًا قبل الانتقال إلى التالي، فإنني أرتكب عددًا أقل من الأخطاء. ملاحظاتي تبقى نظيفة. متابعاتي تبقى على المسار الصحيح. يبدو معدل الإغلاق الخاص بي أكثر ثباتًا. لا يزال لدي أيام مزدحمة. هذا الجزء لم يتغير. ما تغير هو سيطرتي على اليوم. أنا أعمل بتدفق بسيط الآن: 1. أكتب المهمة 2. أحدد الإجراء التالي 3. أنهي شيئًا واحدًا قبل أن أبدأ شيئًا آخر 4. أتابعه برسائل قصيرة وواضحة، يبدو الأمر أساسيًا. إنها أساسية. وهذا هو السبب في أنه يعمل بالنسبة لي. عندما أبقي عمليتي بسيطة، أضيع وقتًا أقل. عندما أضيع وقتًا أقل، يكون لدي مساحة أكبر لأعمال المبيعات المهمة. عندما أتابع المتابعات، أضيع فرصًا أقل. وهذا هو الجزء الذي أثق به. أنا لست بحاجة إلى وعد أعلى. أحتاج إلى نظام أنظف. أحتاج إلى عدد أقل من النهايات السائبة. أحتاج إلى يوم أشعر فيه بالثبات الكافي لمواصلة التحرك. العمل بشكل أسرع. حافظ على التدفق واضحًا. يغيب أقل.

كنت أعتقد أن العمل بشكل أسرع يتعلق فقط بالعمل بجدية أكبر. لقد كنت مخطئا. المشكلة الحقيقية كانت إهدار الساعات. تم إنفاق الكثير من الوقت على المهام المتكررة، وعمليات التسليم غير الواضحة، والأخطاء الصغيرة التي كان لا بد من إصلاحها لاحقًا. كل ساعة إضافية تجعل العمل أكثر تكلفة. كل تأخير أكل في الربح. ما أريده أبسط: إنهاء المهمة بشكل جيد، والحفاظ على نظافة العملية، والاحتفاظ بالمزيد من الأموال التي أكسبها. هذه هي الطريقة التي أنظر إليها. أبدأ بسؤال واحد: ما الذي أفعله مرارًا وتكرارًا والذي يجب أن يكون منظمًا بالفعل؟ عندما أطلب ذلك، تظهر نقاط الضعف بسرعة. - المتابعات اليدوية - الاقتباسات غير الواضحة - إعادة العمل من التفاصيل المفقودة - الكثير من الأدوات التي تفعل نفس الشيء - الوقت الضائع في انتظار الإجابات لا أحاول إصلاح كل شيء مرة واحدة. آخذ نوعًا واحدًا من الوظائف وأقسمه. عملي المعتاد هو: - كتابة سير العمل بالكامل - وضع علامة على كل خطوة تضيع الوقت - إزالة العمل المكرر - استخدام عملية واحدة بسيطة لعروض الأسعار والتحديثات والتسليم - التحقق من التكلفة بعد انتهاء المهمة. يساعدني هذا التغيير في معرفة أين تختفي الأموال. على سبيل المثال، إذا كنت أتعامل مع مهمة خدمة صغيرة وأحتاج إلى ثلاث مكالمات فقط لتأكيد التفاصيل الأساسية، فأنا أعلم بالفعل أن العملية فضفاضة للغاية. إذا قمت بتشديد نموذج القبول وطلبت التفاصيل الصحيحة في البداية، فإنني سأوفر الوقت حتى قبل أن تبدأ الوظيفة. لقد رأيت هذا أيضًا مع الفرق الصغيرة. أحد الفرق التي عملت معها استمر في خسارة الأرباح لأن موظفيه اضطروا إلى إعادة المهام بعد كل زيارة. العمل في حد ذاته لم يكن هو المشكلة. وكانت الملاحظات المفقودة. لقد قاموا بتغيير الطريقة التي يجمعون بها تفاصيل الوظيفة، ويستخدمون قائمة مرجعية مشتركة واحدة، ويضعون خطوات واضحة لكل مهمة. بدا العمل أكثر سلاسة. أمضى الفريق وقتًا أقل في حل المشكلات التي يمكن تجنبها. كان للميزانية مساحة أكبر في النهاية. وهذا هو الجزء الذي يفتقده الكثير من الناس. إن تقليل وقت العمل لا يعني التسرع. يتعلق الأمر بإزالة النفايات. إذا كنت أرغب في الاحتفاظ بمزيد من المال، فأنا بحاجة إلى حماية وقتي أولاً. هذه هي العادات التي أثق بها: - اجعل التعليمات قصيرة وواضحة - استخدم خطوات أقل - تتبع أين يضيع الوقت - راجع كل مهمة بعد انتهائها - اجعل العملية بسيطة بما يكفي بحيث يمكن لأي شخص متابعتها. كما أنتبه إلى خطأ واحد: محاولة الظهور بمظهر مشغول بدلاً من أن تكون فعالاً. العمل المزدحم يمكن أن يشعر بالإنتاجية. نادرا ما يساعد على الربح. وجهة نظري بسيطة. العمل الجيد يجب ألا يستنزف الوقت والطاقة والهامش في نفس الوقت. عندما أقوم بتنظيف العملية، أعطي نفسي فرصة أفضل للعمل مع ضغط أقل ونتائج أفضل. هذا هو نوع التغيير الذي أريده، وهو النوع الذي يمكنني قياسه.

اعتدت أن أخسر المبيعات بطرق صغيرة وصامتة. سيرد العميل المحتمل متأخرًا. اقتباس سيجلس في صندوق الوارد الخاص بي. ستنتقل المهمة من شخص إلى آخر، ولا يشعر أحد بالمسؤولية الكاملة. بحلول نهاية الأسبوع، كنت مشغولاً، لكن العمل كان لا يزال غير مكتمل. ولم يكن هذا التأخير يبدو دائمًا خطيرًا على الورق. في الحياة الواقعية، كلفني ذلك الثقة والوقت والهامش. ما تغير بالنسبة لي لم يكن فريقًا أكبر. لقد كانت إحدى الأدوات التي جلبت العمل إلى مكان واحد. توقفت عن التنقل بين تطبيقات الدردشة والملاحظات وجداول البيانات وسلاسل رسائل البريد الإلكتروني. لقد احتفظت بالعملاء المحتملين والمتابعات وحالة المهمة وتفاصيل العميل الأساسية في نظام واحد. هذا التحول البسيط جعل يومي أسهل في القراءة. استطعت أن أرى ما هو الإجراء المطلوب، ومن كان ينتظر، وأين توقفت الخطوة التالية. رأيت القيمة في ثلاثة أجزاء. الجزء الأول كان السرعة. عندما جاء استفسار جديد، لم أنتظر لفرز الرسائل لاحقًا. لقد قمت بتسجيله على الفور، وقمت بتعيين الإجراء التالي، ثم تابعت. إذا كنت بحاجة إلى إرسال عرض أسعار، فقد استخدمت قالبًا محفوظًا وقمت بتعديل التفاصيل. إذا طلب أحد العملاء إجراء تغيير، قمت بتحديث نفس السجل بدلاً من إنشاء سلسلة جديدة من الرسائل. أقل ذهابا وإيابا. تفاصيل أقل ضائعة. وكان الجزء الثاني المتابعة. كثير من التأخير يأتي من النسيان وليس من الرفض. كنت أقول لنفسي إنني سأرد بعد الغداء، ثم بعد الاجتماع، ثم صباح الغد. هذا النمط باهظ الثمن. الأداة التي تذكرني بالمهام المعلقة تجذب انتباهي إلى ما يهم. لا أحتاج إلى الاعتماد على الذاكرة وحدها. وهذا أمر مهم في يوم حافل عندما يتم إصدار المكالمات والطلبات والتسليم مرة واحدة. الجزء الثالث كان السيطرة. أحب رؤية الصورة كاملة. عندما أتمكن من التحقق من المرحلة التي تمر بها كل صفقة، يمكنني اكتشاف النقاط البطيئة بسرعة. ربما كان وقت الرد جيدًا، لكن الموافقة على عرض الأسعار تستغرق وقتًا طويلاً. ربما يستجيب فريقي بسرعة، لكن عملية التسليم إلى التسليم تتسم بالفوضى. بمجرد أن أرى نقطة الضعف، يمكنني إصلاح المشكلة الحقيقية بدلاً من التخمين. أتذكر حالة عميل صغير أوضحت ذلك. واجهت إحدى شركات الخدمات المحلية التي عملت معها مشكلة بسيطة: فقد كانوا يفقدون عملاء محتملين لأن الردود جاءت متأخرة. لا شيء مثير. لا يوجد فشل كبير. مجرد عمل بطيء. وبدأوا في استخدام أداة مشتركة واحدة لتتبع الاستفسارات وتعيين المتابعات. أخبرني المالك أن التغيير الأكبر لم يكن البرنامج نفسه. لقد كانت هذه العادة التي خلقتها. أجاب الناس بشكل أسرع لأنهم تمكنوا من رؤية العمل المفتوح. أصبح عدد أقل من الخيوط باردًا. شعر الفريق بضغط أقل، وبدت تجربة العملاء أكثر سلاسة. ولهذا السبب أثق في النظام البسيط أكثر من ثقتي في مجموعة الأدوات الفوضوية. يمكن لعدد كبير جدًا من الأدوات أن يحدث ضجيجًا. تطبيق واحد للملاحظات، وتطبيق واحد للمهام، وتطبيق واحد للملفات، وتطبيق واحد لرسائل العملاء. لقد رأيت الفرق تنفق المزيد من الطاقة في إدارة الأدوات مقارنة بإنجاز العمل. مكان واحد للعملية الرئيسية يقلل من هذا السحب. إنه يبقي العمل مرئيًا. إنها تحافظ على الخطوة التالية واضحة. إذا كنت سأختار أداة اليوم، فسأبحث عن بعض الأشياء. يجب أن يكون سهل الاستخدام. يجب أن يسمح لي بتحديث العمل بسرعة. يجب أن تظهر الحالة دون نقرات إضافية. يجب أن يناسب الطريقة التي أعمل بها بالفعل، ولا يجبرني على اتباع روتين غريب. من المفترض أن يساعدني ذلك على الاستجابة بشكل أسرع والمتابعة بشكل أفضل وتتبع الجانب المالي دون أي ارتباك. لا أتوقع أداة واحدة لإصلاح كل شيء. سيكون ذلك وعدًا سيئًا. ما أتوقعه هو تأخير أقل، وعدد أقل من المهام المسقطة، ومسار أكثر وضوحًا من الاستفسار إلى الدفع. بالنسبة لي، هذا هو المكان الذي يبدأ فيه الربح في التحسن. ليس من الضجيج. من أقل الاحتكاك. عندما يكون تتبع عملي أسهل، يرتكب فريقي أخطاء أقل. عندما تخرج الردود عاجلا، تبقى المزيد من الصفقات على قيد الحياة. عندما تبدو العملية واضحة، أقضي وقتًا أقل في إصلاح المشكلات التي يمكن تجنبها. وهذا هو المكسب الحقيقي الذي أظل أراه. أداة واحدة لن تقوم بكل مهمة. لا يزال بإمكانه إزالة الكثير من التأخير. وعندما ينخفض ​​التأخير، يكون للربح فرصة أفضل للبقاء في مكانه. هل تريد معرفة المزيد؟ لا تتردد في الاتصال بـ Li Qiuyun: Sales@guangqitrade.com/WhatsApp +8613566912513.

ديفيد ألين، 2015، إنجاز الأمور بيتر دراكر، 2006، المدير التنفيذي الفعال ستيفن كوفي، 1989، العادات السبع للأشخاص ذوي الفعالية العالية جيفري ليكر، 2004، طريقة تويوتا تشارلز دوهيج، 2012، قوة العادة إريك ريس، 2011، The Lean Startup