ماذا لو كان بإمكان أداة واحدة أن تحل محل 12 أداة أخرى؟ تعرف على مغير قواعد اللعبة

أعرف شعور فتح تطبيق واحد للملاحظات، وآخر للمهام، وآخر للملفات، وآخر للرسائل. تبدو شاشتي مشغولة، لكن عملي لا يزال يبدو متناثرًا. أفقد القدرة على متابعة التفاصيل الصغيرة. وأكرر نفس الخطوات. أقضي قدرًا أكبر من الطاقة في التنقل بين الأدوات مقارنة بإنهاء العمل نفسه. ولهذا السبب فإنني أنتبه عندما تعد إحدى الأدوات بمسار أبسط. تعجبني الفكرة وراء هذه الفكرة: مكان واحد للأجزاء التي أستخدمها كل يوم. يمكنني الاحتفاظ بملاحظاتي وتتبع مهامي وتنظيم الملفات واتباع الخطوة التالية دون القفز. بالنسبة لي، هذا مهم. عندما يبقى سير عملي في مكان واحد، يظل ذهني أكثر هدوءًا، وأرتكب عددًا أقل من الأخطاء. لقد رأيت هذه المشكلة في العمل الحقيقي. اعتاد أحد المصممين المستقلين الذين عملت معهم على الاحتفاظ بملاحظات العملاء في أحد التطبيقات، وصياغة الأفكار في تطبيق آخر، ومهام المشروع في تطبيق ثالث. غالبًا ما يعني التغيير البسيط في ملف واحد البحث في ثلاثة أماكن للعثور على أحدث إصدار. وبعد نقل كل شيء إلى أداة واحدة، أصبحت العملية أسهل في المتابعة. توقفت عن سؤال نفسها: "أين وضعت هذا؟" وبدأت التركيز على العمل نفسه. هذا هو نوع التغيير الذي أبحث عنه. إليكم كيف أفكر في أداة كهذه: أبدأ بالمهمة التي أحتاج إلى إنهائها. وأحتفظ بالملاحظات ذات الصلة بجانبه. أقوم بتخزين الملف حيث يمكنني العثور عليه مرة أخرى. أتحقق من الخطوة التالية دون فتح خمس علامات تبويب. أتحرك خلال العمل مع احتكاك أقل. يعمل هذا النهج بشكل جيد مع صاحب الأعمال الصغيرة أيضًا. لقد تحدثت ذات مرة مع شخص يتعامل مع طلبات العملاء وصور المنتجات والتذكيرات اليومية، كل ذلك من تطبيقات مختلفة. لقد فاتت الرسائل. تمت إعادة تسمية الملفات مرتين. لوحة تحكم واحدة كانت ستجعل إدارة اليوم أسهل. ليست مثالية. فقط أسهل. هذه هي النقطة بالنسبة لي. لا أريد المزيد من الأدوات التي تبدو مفيدة ولكنها تضيف المزيد من العمل. أريد عدد أقل من عمليات التسليم. أريد تدفقًا أنظف. أريد إعدادًا يساعدني في الحفاظ على تركيزي عندما يصبح اليوم مزدحمًا. إذا كنت تشعر بنفس الشيء، فقد يناسب هذا النوع من الاختصارات طريقة عملك: - مكان واحد لإبقاء ملاحظاتك واضحة - مكان واحد لمتابعة مهامك - مكان واحد لتخزين الملفات المهمة - مكان واحد لتقليل التبديل بين التطبيقات - مكان واحد لإبقاء سير عملك بسيطًا. أحب أيضًا أن هذه الفكرة تناسب أنواعًا مختلفة من المستخدمين. يستطيع المسوق التخطيط لخطوات الحملة. يمكن للطالب الاحتفاظ بملاحظات الفصل والواجبات معًا. يمكن لمالك المتجر تتبع الطلبات وتفاصيل العملاء في مكان واحد. تتغير حالة الاستخدام. تبقى الحاجة كما هي: فوضى أقل، ومزيد من التحكم. أعود إلى فكرة واحدة بسيطة. لا ينبغي للأداة الجيدة أن تجعلني أعمل بجدية أكبر لمجرد البقاء منظمًا. يجب أن يتناسب مع يومي، ويبتعد عن الطريق، ويساعدني في الانتقال من مهمة إلى أخرى بجهد أقل. ولهذا السبب أرى قيمة في أداة كهذه. ليس لأنه يحاول أن يفعل كل شيء من أجله، ولكن لأنه يساعدني في الاحتفاظ بكل شيء منطقي في مكان واحد.

كنت أعتقد أن المزيد من الأدوات يعني نتائج أفضل. روى مكتبي قصة مختلفة. يحتوي المتصفح الخاص بي على عدد كبير جدًا من علامات التبويب. كان هاتفي يحتوي على الكثير من التنبيهات. لقد طرح فريقي نفس السؤال مرتين لأن إحدى الأدوات احتفظت بالملف، وأخرى احتفظت بالملاحظات، وأداة ثالثة احتفظت بقائمة المهام. لقد كنت مشغولا، ولكن ليس منتجا. وكانت تلك نقطة الألم. ليس الافتقار إلى الجهد. ليس نقص المهارة. كانت الأدوات الكثيرة تبطئني، وبدا العمل مشتتًا. لقد واصلت الدفع مقابل التطبيقات التي بالكاد أستخدمها، بينما كانت الوظيفة الأساسية لا تزال بحاجة إلى اهتمامي. لذلك قمت بإجراء تغيير واحد. لقد قمت بقص 12 أداة واحتفظت بالنتائج. وكانت القاعدة بسيطة. إذا لم تساعدني إحدى الأدوات في توفير الوقت أو خدمة العملاء أو تسهيل تتبع العمل، فقد قمت بإزالتها. لم أطارد الملامح اللامعة. اخترت الوضوح. هنا كيف فعلت ذلك. لقد قمت بتدوين كل أداة استخدمتها في الأسبوع العادي. بعض التعامل مع البريد الإلكتروني. بعض التصميم التعامل معها. تم التعامل مع بعض ملاحظات المشروع. قام البعض بنفس المهمة بشعار مختلف. نظرت إلى كل واحد منهم وطرحت ثلاثة أسئلة: هل تحل هذه الأداة مشكلة حقيقية؟ هل أستخدمه كل أسبوع؟ هل يمكن لأداة أخرى أن تقوم بهذه المهمة بشكل جيد بما فيه الكفاية؟ إذا كان الجواب لا، قمت بنقله. لقد وجدت أيضًا نمطًا. وعدت العديد من الأدوات بالسرعة، لكنها أضافت خطوات. المهمة التي كان من المفترض أن تتطلب نقرتين تحتاج إلى خمس نقرات. أصبح التحديث البسيط عملية مطاردة صغيرة. هذا النوع من الاحتكاك لا يظهر دائمًا في البداية. ويظهر في التفاصيل الضائعة، والردود البطيئة، والفرق المتعبة. هناك مثال صغير يبرز. اعتدت على تتبع العملاء المتوقعين في أحد التطبيقات، وإرسال الرسائل في تطبيق آخر، وتسجيل الملاحظات في جدول بيانات. بدا الأمر منظمًا من مسافة بعيدة. عن قرب، كان الأمر فوضويًا. لقد نسيت متابعة واحدة لأن الملاحظة بقيت في المكان الخطأ. لم يتلق العميل ردًا عندما توقعت ذلك. لم يحدث شيء دراماتيكي. لقد فقد العمل إيقاعه. بعد أن قمت بقطع الأدوات الإضافية، احتفظت بنظام واحد للعملاء المتوقعين، ونظام واحد للرسائل، ومساحة عمل مشتركة للملاحظات. أعطاني هذا التغيير ضوضاء أقل ومزيدًا من التركيز. لقد أنفقت طاقة أقل في تبديل الشاشات. كان لدي مساحة أكبر للتفكير في العميل. نفس الفكرة تعمل مع العديد من الشركات. إذا كنت تبيع منتجات عبر الإنترنت، فلن تحتاج إلى ستة تطبيقات للإجابة على سؤال مشتري واحد. إذا كنت تدير شركة خدمات، فلن تحتاج إلى ثلاثة تقاويم لا تتحدث مع بعضها البعض. إذا كنت تدير المحتوى، فلن تحتاج إلى مجموعة كبيرة من أدوات الكتابة عندما يتمكن سير عمل واحد واضح من إنجاز المهمة. أنا أحب الأنظمة البسيطة لأنها أسهل في الصيانة. النظام البسيط أسهل في التدريس، وأسهل في التحقق منه، وأسهل في الإصلاح عندما يحدث خطأ ما. هذا مهم عندما يصبح العمل مشغولاً. من المهم أيضًا انضمام شخص جديد إلى الفريق. يمكنهم التعلم بشكل أسرع عندما يكون الإعداد نظيفًا. قاعدتي الخاصة الآن هي: كل أداة يجب أن تأخذ مكانها. إذا وفر الوقت، فإنه يبقى. إذا قلل من الأخطاء، فإنه يبقى. إذا ساعدني ذلك في خدمة الناس بشكل أفضل، فسيبقى. إذا كان يبدو مفيدًا فقط، فأنا أزيله. لقد غيرت هذه العقلية عملي أكثر من أي تطبيق آخر. ما زلت أستخدم الأدوات. أنا فقط استخدم عددًا أقل منهم. النتائج أفضل لأن عمليتي أكثر إحكامًا. أرى فجوات أقل. أنا أتخذ قرارات أسرع. أحافظ على تركيزي على العمل الذي يهم. إذا كان سير عملك مزدحمًا، فسأبدأ من هناك. افتح القائمة. قطع الإضافات. احتفظ بالأدوات التي تساعدك على التحرك بأقل احتكاك. ضوضاء أقل. مساحة أكبر للعمل.

كنت أضيع الكثير من الوقت في نفس المهام الصغيرة. سأجيب على نفس الأسئلة مرارا وتكرارا. كنت أقوم بالبحث في الملاحظات القديمة بحثًا عن سعر أو رابط أو نقطة متابعة. وبحلول نهاية اليوم، شعرت بالانشغال، لكن عملي الحقيقي كان يتحرك ببطء شديد. ما تغير بالنسبة لي هو أداة واحدة بسيطة: ورقة قالب نظيفة. أبقيه مفتوحا كل يوم. أقوم بحفظ ردودي الشائعة والتفاصيل الأساسية وخطوط المتابعة وخطوات المهمة القصيرة في مكان واحد. عندما يأتي عميل محتمل جديد، لا أبدأ من الصفر. أفتح الورقة، وأختار ما أحتاج إليه، وأجري تعديلاً سريعًا، وأرسله. هذا التغيير البسيط أنقذني كثيرًا من الوقت. هنا كيف أستخدمه. أكتب المهام التي أكررها في أغلب الأحيان. بالنسبة لي، يتضمن ذلك: - نماذج الرد للعملاء المحتملين الجدد - رسائل المتابعة - ملاحظات المنتج - أسئلة الاجتماع - تذكيرات بسيطة بالخطوة التالية، أبقي كل سطر قصيرًا. أحافظ أيضًا على سهولة مسح التخطيط. عندما أحتاج إلى الرد، لا أريد قراءة كتلة طويلة من النص. أريد تحديد الخط الصحيح بسرعة وإجراء تغيير بسيط والمضي قدمًا. مثال حقيقي: في الأسبوع الماضي، سألني ثلاثة أشخاص نفس الشيء تقريبًا عن تفاصيل الخدمة. قبل أن أستخدم هذه الأداة، كنت أكتب كل رد من الذاكرة وأتحقق من صياغتي مرتين. هذه المرة، فتحت ورقتي، ونسخت الإجابة الأساسية، وغيرت الأسماء، وأرسلت الرسائل الثلاث في فترة قصيرة. لقد أنقذني ذلك جزءًا كبيرًا من فترة ما بعد الظهر. أستخدم أيضًا الأداة لمتابعة العمل. بعد المكالمة، لاحظت الخطوة التالية على الفور: - إرسال عرض أسعار - تأكيد العنوان - مشاركة الملف - التحقق من الرد - حجز المكالمة التالية، وهذا يساعدني على البقاء على المسار الصحيح. لا أعتمد على الذاكرة، ولا أفقد المهام الصغيرة في زحام اليوم. وجهة نظري بسيطة. معظم فقدان الوقت لا يأتي من مشاكل كبيرة. إنه يأتي من العمل المتكرر الصغير الذي يتراكم. يمكن لأداة بسيطة أن تخفف الضغط عن هذا الحمل اليومي. إذا كنت ترغب في تجربة ذلك، فابدأ بثلاثة أجزاء: - احفظ الردود التي تستخدمها كثيرًا - احتفظ بملاحظاتك في مكان واحد نظيف - قم بتحديث الورقة بعد كل مكالمة للعميل، وهذا يكفي للبدء. ما زلت أفعل التفكير. ما زلت أكتب رسالتي الخاصة عندما تحتاج الحالة إلى رعاية. الأداة لا تحل محل عملي. إنه يزيل فقط الأجزاء البطيئة والفوضوية. ولهذا السبب أستمر في استخدامه. أداة واحدة بسيطة. تكرار العمل أقل. مساحة أكبر للمهام المهمة حقًا.

كنت أشعر بأنني عالق في يوم عمل فوضوي. كانت ملاحظاتي موجودة في تطبيق واحد. مهامي عاشت في مكان آخر. استمرت محادثات العملاء في التراكم في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني والرسائل. كنت أعرف ما الذي يحتاج إلى الاهتمام، ولكنني مازلت أهدر طاقتي في الانتقال من علامة تبويب إلى أخرى. هذا النوع من العمل يستنزف التركيز بسرعة. ما أحتاجه هو مكان واحد لأبقي يومي تحت السيطرة. ولهذا السبب تعتبر أداة العمل الشاملة منطقية بالنسبة لي. إنه يجمع المهام والرسائل والملفات والمتابعات في عرض واحد. أقضي وقتًا أقل في البحث. أقضي المزيد من الوقت في القيام بالعمل المهم. أحب الأدوات التي تحل المشكلات البسيطة بطريقة بسيطة. عندما أفتح لوحة تحكم واحدة وأرى ما هو مستحق، وما هو معلق، وما يحتاج إلى رد، أشعر بخفة في رأسي. ليس من الضروري أن أخمن مكان وجود الملف. ليس من الضروري أن أسأل نفسي إذا كنت قد أجبت بالفعل على العميل. أستطيع التحرك فقط. إليك كيفية استخدامه في يومي: - أقوم بجمع الطلبات الجديدة في مكان واحد - أقوم بتحويل كل طلب إلى مهمة - أقوم بإضافة ملاحظة قصيرة مع الخطوة التالية - أقوم بتعيين مالك واضح لكل عنصر - أتحقق من التقدم قبل إغلاق اليوم. يساعدني هذا النهج على البقاء ثابتًا. على سبيل المثال، تعاملت ذات مرة مع عميل محتمل للمبيعات بينما كنت أساعد أيضًا في تحديث الحملة. قبل أن أستخدم نظامًا واحدًا، كنت أفتح ثلاث أدوات فقط لتأكيد تفصيل واحد. لقد افتقدت الأشياء الصغيرة، والأشياء الصغيرة غالبًا ما تتحول إلى أشياء أكبر. بعد أن قمت بنقل كل شيء إلى مساحة عمل واحدة، تمكنت من رؤية المسار الكامل: الملاحظة الرئيسية وخطة المتابعة والملف والرسالة التالية. وهذا جعل عملي يبدو أكثر هدوءًا وأكثر مباشرة. أنا أيضًا أقدر عادات العمل الواضحة. أداة الكل في واحد الجيدة لا ينبغي أن تضيف ضوضاء. يجب أن تقطع الضوضاء. أريد تخطيطًا يسهل فحصه، وقائمة مهام يسهل تحديثها، ومنطقة ملف تكون منطقية في لمحة. إذا شعرت أن الشاشة مزدحمة، أفقد الوقت. إذا بدا التدفق نظيفًا، أتحرك بشكل أسرع دون تسرع. هذا هو الجزء الذي أثق به أكثر: الوضوح. عندما تعمل أدواتي معًا، فإنني أرتكب عددًا أقل من الأخطاء. أرد بشكل أسرع. أتابع بمزيد من الرعاية. يمكنني أن أفي بوعودي للعملاء وزملائي دون أن أشعر بالدفن بسبب العمل الإداري البسيط. إذا كنت مثلي وتشعر أن يومك مقسم على العديد من الأماكن، فيمكن لمساحة عمل واحدة أن تغير طريقة عملك. ليس من الضروري أن تكون صعبة. يجب فقط أن تكون واضحة وثابتة ومفيدة. أفضّل الأدوات التي تساعدني على البقاء منظمًا، والحفاظ على تركيزي، وتجعل كل يوم عمل أقل ازدحامًا. هذا عمل ذكي. هذا هو نوع التغيير الذي يمكنني استخدامه كل يوم. هل أنت مهتم بمعرفة المزيد عن اتجاهات الصناعة وحلولها؟ اتصل بـ Li Qiuyun: Sales@guangqitrade.com/WhatsApp +8613566912513.

ديفيد ألين 2001 إنجاز الأمور فن الإنتاجية الخالية من التوتر بيتر إف دراكر 1967 المدير التنفيذي الفعال كال نيوبورت 2016 قواعد العمل العميق للنجاح المركّز في عالم مشتت باتريك لينسيوني 2012 الميزة لماذا تتفوق الصحة التنظيمية على كل شيء آخر في الأعمال تيم براون 2009 التغيير حسب التصميم كيف يحول التفكير التصميمي المنظمات ويلهم الابتكار ستيفن آر كوفي 1989 العادات السبع للرؤساء التنفيذيين الأشخاص الفعالين